イベント主催・運営のリスクについて、いま一度考えよう

痛ましい事故のニュースが入ってきました。門外漢なので敢えてそのことには触れないようにしたいと思いますが、1点だけ思うのは決して学生の責任で済ませてはならないと思います。あまりに痛ましいのでリンクや引用は避けることにします。

私が参加するのは主にIT/web系のイベントで、主催するのは比較的小規模なセミナーなどで、展示はほぼないのですが(あってもMacやPC、モニター、パネルくらい)、それでも週末にそこそこの規模のイベントが控えているので(主催ではなくスポンサー/出演者の立場ですが)書いておきたい、考えておきたいと思いました。

イベントにおけるリスクの洗い出しと、取り決めで防げる多くのこと

展示などを伴わないイベントでも、人が集まるからにはリスクというものが存在します。何もなければそれに越したことはないし、トラブルがあるのはむしろレアなケースであることは前提なのですが、考えておかないといけないケースはいくつかあると思います。

• 火災、自然災害発生時の避難経路、誘導、消火器などの場所の確認について
• 急病人、怪我などをした人が出たときの対処について
• ケータリング、懇親会における食中毒や急性アルコール中毒への対策について
• 控室や懇親会場における盗難、紛失について
• 参加者同士、参加者・運営者間、別のイベント参加者間のトラブルについて
• 参加費などの盗難、運営費の横領、着服(を防ぐための仕組み)について
• 個人情報の取扱い、流出リスクについて
• 参加者、運営者による会場設備の破損について

これらの「事」に遭遇した時、どうするか。プロが運営するイベントであれば当然のように事前に取り決め共有しているであろう問題ですが、コミュニティが主催するイベントなどはそもそも責任が曖昧です。イベント保険のようなものもあるわけですが、主催がコミュニティなどで法人でない場合に契約が成立するのかなど、そのあたりも調べておくのも良いかもしれません。トラブル時の連絡ルートや誰が最終判断をするかなどの取り決めも必要でしょう。

いちばん大切なのは、有料イベント/無料イベントに関わらず開催者は「参加者の人生の一部を預かる」という気持ちを持つことだと思いますが、精神論だけでは片付けず、そのあたりのノウハウやTODOリストの共有などがなされれば良いと思いました。

イベントが楽しい場でありますように。悲しい事故や不快なできごとが起こりませんように。そのためには備えあれば憂い無し、だとつくづく思います。